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浅谈公文写作资料的整理

作者:本站编辑  来源:本站整理  发布时间:2011-8-31 23:11:42  发布人:chenjian

资料整理工作越来越得到各方面的重视。为做好资料管理工作,把对资料的研究引向深入,使之能充分发挥作用,为我所用,笔者结合自身体会对其进行分析研究,并取得了一些初步认识。
一、资料整理工作中重要一环
实践表明,编写资料长编作为资料整理基础工作中的重要一环,对编纂书籍及保证类书的质量具有重要作用。具体地说,资料长编的作用可以概括为如下几个方面。
一是有利于熟悉、检查和考证资料。首先,通过我们的思维将所有搜集到的资料归类、分档、排比、取舍、消化,使其系统化,对其产生由感性到理性的认识,不仅可以让我们熟悉资料,还可以更全面、更深层次地了解和掌握资料。其次,有利于对所搜集的各类资料作一次全面的查漏补缺。通过整理,可以发现按类书的篇目要求是否缺项、断线。第三是有利于对资料作进一步考证。整理资料长编,在消化、排比、印证资料时,就容易发现问题,进而对有疑问的资料进行考证、核实,以保证资料的质量。
二是有利于篇目修订。资料长编是修订和完善篇目的参照坐标。它可以为修订书类书篇目直接提供参照,通过对照可以看出哪些内容可以记,哪些内容不能记,哪些资料翔实,哪些资料单薄,不能支持相应的记述单元,以此来修订和完善篇目。此时修订出来的篇目,应该说是比较合理、比较实际、比较科学的。
三是有利于书稿的编写。一方面通过整理资料长编,可使编者进一步清晰所记事物的发展脉络,明确主导思想。同时通过对所有搜集到的原始资料经过去粗取精、去伪存真的整理,可挤出大量水分,筛选出大量有价值的及能反映事物本质的深层资料。另一方面,在编类书的过程中,会经常出现人员变动,频繁的人员变动会直接影响编修的进度和质量。有了资料长编,如发生人员变动,新接手者就不必再从搜集、整理资料等最原始工作开始,而是直接熟悉资料长编就可以了。
四是为审改书稿提供依据。书稿是需要经过反复修改才能最后完成的。这些修改,有的是文体文风上的,而更多的则是对记述史实的核对和校正。如我们在由长编向书稿的过渡中,难免人为的出现一些笔误及资料删削造成断章取义,这些都不同程度地扭曲了事物发展的原有轨迹。书稿完成后,主编或审稿人员一但发现这些问题就必然要重新去查阅资料进行核对。如果资料长编也不完整,没关系,因为它后面标明资料出处,可以再去查,这样既准确又快捷。
五是具有较高的存史价值。资料长编是为编纂类书服务的。那么类书完成后,资料长编是不是就没有用了呢?一般来说,类书的规模、容量毕竟是有限的,而长编容量可以比类书多出几倍,许多类书未能录入的资料,长编都可以录入。读者在翻阅长编时可看到比类书更多的资料。所以编写长编有利于存史,有利于为以后的研究者进行更深入的研究创造条件、打下基础。
二、怎样进行资料长编的编写
1?确定资料长编的提纲。确定长编提纲,可以按事物的类别立题,也可按事物发展的时期立题。如果资料较杂,放在同一题下会使层次不清,可再设若干个子目加以区分,以使层次分明,错落有致。
2?选取资料。概括起来主要应选取以下6个方面的资料。一是能反映记述主体的发展轨迹、兴衰起伏的全过程的资料。二是能反映记述主体的时代特点、地方特色的资料。三是能反映记述主体本质的典型资料、对比资料及相关的背景资料。四是能反映宏观面貌以及记述主体各类项之间内在联系的资料。五是各类人物活动方面的资料。六是有价值的图、照、表资料。

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